在 Microsoft Word 中為插入的圖片加上替代文字說明，可讓 NVDA 讀出圖片內容，固然滿足了視障者獲取圖片資訊的需求，但加上的替代文字在 Word 文件中是隱藏不可見的，明眼人並沒有辦法得知，通常都是在圖片下方加上圖說文字以利讀者了解。
Word 文件中在空白段茖上插入圖片，不彩用文繞圖而以預設的「與文字排列」型式，也就是把圖片當文字來處理，對視障者來說是最易於掌握及操作的方法，圖片在版面編排上若不是並排或以文繞圖的型式呈現，通常就是圖片左右兩邊留白沒有文字且左右置中對齊得情況，圖片下方的圖說文字若簡短且以置中對齊方式呈現的效果合適，那麼將圖說文字也置中對齊最為簡單，如果圖說文字較長，單純的置中對齊有可能會使圖說文字超過圖片的寬度，造成向外凸出的問題，要如何才能符合圖片的寬度呢？又或者圖說文字雖然不長但要從圖片的左側邊緣開始該怎麼做？
- 將游標移至要插入圖片的空白段茖，按 NVDA+F 確認是否段茖文字大小為 12 點、靠左對齊、沒有左右縮排或第一行縮排、沒有固定行高，若有不符則進行調整，將段茖改為預設的「內文」樣式可符合這些要求。
- 照一般操作的方式插入圖片。
- 在插入圖片的段茖下方產生另一個空白段茖並且輸入圖說文字，若需插入標號則先選取圖片，按快顯鍵 > [插入標號] 進行設定，插入標號後輸入圖說文字。
- 游標移至圖片的段茖並按 Home 鍵使游標在圖片左側，然後按 NVDA+數字鍵盤Delete，將會讀出游標距離頁面左邊緣及上邊緣的距離，其中距離頁面左邊緣的字元數是我們需要的資訊。
- 按 Ctrl+E 使圖片置中對齊，游標仍停留在圖片左側，按 NVDA+Delete 得到距離頁面左邊緣的字元數。
- 可利用「小算盤」程式協助計算，將上述置中對齊得到的字元數減去靠左對齊得到的字元數，即是圖片左側到左邊界的距離。
- 透過段茖左右縮排的方式限制圖說文字的寬度不會超出圖片的左右兩側，將游標移至圖說文字的段茖，按 快顯鍵 > [段落] 開啟 [段茖] 對話方塊，在縮排的 [左] 及 [右] 兩個欄位輸入步驟 6 所得到的數值，單位維持原本的字元，如果不要圖說文字如此緊貼圖片的左右兩側帶來視覺上的緊繃感，數值可再往上增加一點使其與圖片左右兩側產生些微內縮的效果，然後按 [確定] 按鈕。
- 圖說文字只有一行但要從圖片左側邊緣開始，就維持靠左對齊，超過一行則設定圖說文字左右對齊，若含有標號則再設定第一行凸排。
上述的步驟看似不難，但要順利不卡卡，以下是需要知道的事。
- 圖片與圖說文字分屬兩個上下段落，一般都是圖在上，圖說在下，若為表格則表格標題在上，表格在下。
- 插入圖片的段茖行距若為固定行高，圖片的高度部份會被截斷無法完整呈現，這是為何步驟 1 需要確認沒有固定行高的原因。
- 插入的圖片預設是把圖片當文字看，在段茖沒有其他文字的情況下進行置中對齊就可輕易將圖片給置中對齊了。
- 圖片置中對齊後的位置會受到段茖左右縮排及第一行縮排的影響，一般情況下圖片與左右邊界相等距離，故在步驟 1 需要確認沒有左右縮排及第一行縮排。
- 游標在圖片所在的段茖上移動，由於沒有其他文字，按向左或向右鍵會將游標移至圖片左側或右側，NVDA 的提示也不同，可藉此判斷游標位於圖片的左側或右側，跟據游標位置按 Shift+向右/向左鍵 即可選取圖片，NVDA 會提示「slash 已選取」。
- 選取只有圖片的段茖 變更文字大小並不會改變圖片大小，要改變圖片大小須選取圖片，按 快顯鍵 > [大小及位置] 進行修改。
- 按 NVDA+數字鍵盤Delete 可讀出游標在 Word 文件中的座標位置，單位是字元，這裡的座標位置是從整個頁面的左邊緣與上邊緣起算，不是從編排文件內容的左邊界與上邊界起算，由於字元不是一個長度單位，讀出的字元數會受到段茖文字大小的影響。
- [段茖] 對話方塊中縮排的 [左] 及 [右] 兩個欄位所輸入的數值是從左邊界與右邊界起算的距離。
- 雖然只計算出圖片左側與左邊界的距離，但因圖片左右兩側與左右邊界的距離是一樣的，故段落的左邊與右邊縮排距離可輸入相同的數值。
- [段茖] 對話方塊中縮排的 [左] 及 [右] 兩個欄位預設單位是字元，而 NVDA+數字鍵盤Delete 提供的游標座標資訊也是以字元為單位，若縮排距離使用公分等其他單位將需要經過換算徒增麻煩，故從頭到尾階以字元數來計算。
- [段茖] 對話方塊中縮排的 [左] 及 [右] 兩個欄位預設單位雖然是字元，但想要以字元數來算距離，前提是段茖文字大小要以 12 點為基準，這也是為何步驟 1 需要確認文字大小為 12 點的原因，若不是 12 點就需要換算並以公分等單位輸入縮排距離。
- 按 NVDA+F 所得到的左邊縮排及右邊縮排的字元數同樣會受段茖文字大小的影響，當圖說文字的段茖文字大小不是 12 點，將不會和 [段茖] 對話方塊中縮排的 [左] 及 [右] 兩個欄位有相同的字元數。
- 若圖說文字需要設定凸排，在 [段茖] 對話方塊中除了 [特殊] 下拉式方塊選擇 [凸排]，[位移點數] 欄位所輸入的距離是圖說文字開頭到標號開頭之間的距離而不是圖說文字開頭到左邊界的距離，此處不論段茖文字大小為何都能以字元為單位的方式輸入，利用 NVDA+數字鍵盤Delete 讀出座標位置的功能將游標在圖說文字開頭及標號開頭所得到距離頁面左邊緣的字元數相減就是所需的位移點數。
圖片加上圖說文字會遇到一個版面編排上的問題，圖片與圖說文字分屬兩個段茖，有可能會因分頁的關係而被拆開在上下兩頁造成不同頁的情況，要使圖片與圖說文字上下相鄰不分開，可進行以下的設定。
- 將游標移至圖片所在的段茖，按 快顯鍵 > [段落] 開啟 [段茖] 對話方塊。
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切換到 [分行與分頁設定] 索引標籤，勾選 [與下段同頁] 核取方塊，然後按 [確定]
按鈕。
附註：若是選取圖片後插入標號，此選項將會自動勾選。
進行上述設定後，當圖片與圖說文字無法在同一頁呈現時，就會移到下一頁呈現，若圖片蚇寸較大則上一頁的下半部將出現一大片空白影響版面美觀，縮小圖片尺寸可使其不被移到下一頁呈現，圖說文字的段茖左右縮排距離也需一併調整，不過文件的版面編排位置有所更動，可能需要再次調整圖片尺寸才不會被移到下一頁，要不要調整尺寸或是維持不變請視情況決定。
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